Dépôt numérique : guide du déposant

L'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) est l'une des communautés de recherche et d'enseignement représentées dans Papyrus, le dépôt institutionnel numérique de l'Université de Montréal, mis en place par la Direction des bibliothèques, en 2005.

Créé à l'automne 2006, le dépôt numérique de l'EBSI permet à sa communauté d'auto-archiver ses travaux, ses prépublications, publications et toutes autres productions intellectuelles réalisées dans le cadre de ses activités académiques ou de recherche en vue d'une diffusion en libre accès. On y trouve entre autres les thèses et mémoires ainsi que la revue des diplômés de l'EBSI, En direct de l'EBSI. Ce guide du déposant propose une foire aux questions couvrant les principaux aspects du processus. Pour toute autre question, n'hésitez pas à nous contacter.

Qui peut déposer dans l'espace Papyrus de la communauté EBSI?

Sont considérées comme les sous-communautés de la communauté de l'EBSI pouvant soumettre des documents dans le dépôt institutionnel les personnes suivantes :

  • Professeurs
  • Chargés de cours
  • Étudiants (1er, 2e et 3e cycles)
  • Post-doctorants
  • Professionnels

Quels sont les types documents acceptés?

Thèses et mémoires

Depuis le 1er octobre 2009, le dépôt final des thèses et des mémoires de l'Université de Montréal se fait obligatoirement en version électronique dans le dépôt institutionnel numérique Papyrus. Vous trouverez toutes les instructions nécessaires sur le site de la Direction des bibliothèques.

Pour toutes autres questions concernant le dépôt de votre thèse ou mémoire, contactez depot@bib.umontreal.ca.

Autres documents

  • Documents publiés ou acceptés pour publication (articles, communications, chapitres de monographies, monographies), selon la politique de l'éditeur.
  • Rapports de recherche.
  • Travaux dirigés et travaux de recherche individuels avec la permission de l'enseignant responsable.
  • Documents produits dans un cadre académique ou de recherche, mais non publiés, pouvant être utilisés de façon autonome.
  • Documents multimédias produits dans un cadre académique ou de recherche.

Quels sont les types de documents non admissibles?

  • Articles d'opinion.
  • Tout document qui ne peut être utilisé de façon autonome comme, par exemple, des diapositives PowerPoint.

Quelle est la période couverte?

Sont acceptés dans le dépôt tous les documents de l'année en cours. Le dépôt rétrospectif est réservé aux thèses et mémoires d'avant 2009, ainsi qu'aux publications antérieures des professeurs.

Comment déterminer si je peux déposer une publication?

Pour les documents déjà publiés, le contrat d'édition que vous avez avec l'éditeur est la source d'information principale, car il spécifie les droits de chaque partie. Vous pouvez aussi vérifier les droits de diffusion en utilisant les répertoires des politiques d'un grand nombre d'éditeurs tels SHERPA/RoMEO ou Héloïse.

Certains éditeurs ne permettent pas l'archivage de leurs publications dans un dépôt à libre accès comme Papyrus. Lisez bien attentivement la politique de l'éditeur afin de vous assurer de bien déposer la version permise (prépublication, version finale avant publication, ou version publiée mise en page par l'éditeur) dans Papyrus. D'autres éditeurs permettent l'auto-archivage à condition que la source publiée soit citée.

Vous conservez peut-être le droit de reproduire votre article à des fins non commerciales comme celles de Papyrus si un addenda à cet effet a été ajouté lors de la signature de votre contrat d'édition. Consultez le guide Libre accès à la recherche pour plus d'information.

Quels sont les formats de fichiers acceptés?

Autant que faire se peut, les documents textuels (p. ex. publications, rapports de recherche, travaux dirigés) devraient être soumis dans un seul fichier PDF, en intégrant les figures, les illustrations, les tableaux et autres éléments de ce genre à même le texte, plutôt que dans des fichiers séparés. Des instructions quant à la production des fichiers PDF peuvent être consultées sur le site des bibliothèques de l'UdeM.

Pour les contenus multimédias (vidéo, audio, image, etc.), que ce soit comme fichier principal ou fichier complémentaire, il n'y a pas de restrictions de format particulières. Toutefois, pour en faciliter l'accès, nous vous suggérons d'utiliser les formats recommandés par la Direction des bibliothèques pour les mémoires et les thèses.

Notez que la taille limite pour tout fichier téléchargé est de 2 Go.

Si vous avez plusieurs fichiers complémentaires à soumettre, regroupez-les dans un fichier ZIP.

Comment nommer mes fichiers?

Pour les documents autres que les thèses et mémoires, nous vous proposons la convention de nommage suivante :

​​nom_prenom_aaaa_motstitre
nom_prenom_aaaa_motstitre_vno

Plus précisément, les noms des fichiers déposés dans le dépôt de l'EBSI respectent les règles suivantes :

  • en minuscules,
  • sans accents ou autres caractères spéciaux comme des signes de ponctuation,
  • sans espaces (le caractère de soulignement (« _ ») est utilisé pour représenter une espace),
  • l'extension de fichier doit être en minuscules.

Ils sont composés des éléments suivants, dans l'ordre :

  1. nom de famille de l'auteur,
  2. prénom de l'auteur,
  3. année de publication (4 chiffres),
  4. un mot ou un abrégé significatif du titre,
  5. version si requise (versions multiples).

​​Exemples :
turner_james_2010_evaluation_web.pdf
lariviere_vincent_2016_bilbiometrie_v1.pdf
lariviere_vincent_2016_bilbliometrie_v2​.pdf

Dois-je retirer mes renseignements personnels des documents?

Avant de déposer, il est recommandé de retirer les signatures ou les informations personnelles telles que les coordonnées personnelles, les adresses courriel personnelles ou professionnelles (seules les adresses courriel génériques sont acceptées, par exemple « departement@institution.ca » mais pas « prenom.nom@institution.ca »). Les adresses et numéros de téléphone au travail ne constituent toutefois pas des renseignements personnels.

Dans le cas d'un travail dirigé ou d'un travail de recherche individuel à l'EBSI, assurez-vous que votre matricule ou code permanent ne figure plus sur le document.

Comment soumettre un document?

Vous devez avant tout vous inscrire avec votre courriel institutionnel de l'Université de Montréal (prenom.nom@umontreal.ca).

Pour soumettre un document dans le dépôt Papyrus, ouvrez une session de votre compte. Cliquez ensuite sur « Soumissions » pour initier une nouvelle soumission et suivez les instructions.

Dans quelle collection dans la communauté de l'EBSI dois-je déposer mon document?

Choisissez, parmi les collections suivantes, celle qui correspond le mieux à votre statut et à la nature du document déposé :

  • FAS - EBSI - Étudiant(e)s aux cycles supérieurs - Travaux
  • FAS - EBSI - Étudiant(e)s de 1er cycle - Travaux
  • FAS - EBSI - Travaux et publications
  • Thèses et mémoires - FAS - École de bibliothéconomie et des sciences de l'information

Quelles métadonnées dois-je saisir?

En tant qu'auteur-déposant, vous devez décrire votre document en y ajoutant les métadonnées (version qualifiée de Dublin Core) présentées à l'écran : Auteur, Titre, Date de publication, Éditeur, Référence bibliographique, Langue, Mots-clés, Résumé, etc. selon le type de document versé.

Les mots-clés apparaîtront dans la fiche dans l'ordre dans lequel vous les avez saisis. Nous vous recommandons d'inscrire autant de mots-clés que possible pour décrire le document et dans autant de langues que vous le jugerez nécessaire, minimalement en français et en anglais, pour maximiser le repérage.

Dans le cas de documents non publiés produits pour l'enseignement, il serait utile d'inscrire la mention « Document non publié » dans le champ « Description » de la fiche descriptive et d'ajouter le sigle et le titre complet du cours pour lequel ce document a été produit.

Assurez-vous de remplir tous les champs obligatoires identifiés par un astérisque.

Quel est le style bibliographique privilégié dans le dépôt de l'EBSI?

Depuis 2014, l'EBSI recommande le style bibliographique de l'American Psychological Association – APA (6e éd.) francisé par les Bibliothèques de l'Université de Montréal pour la présentation des références bibliographiques à l'intérieur des travaux des étudiants. Nous vous recommandons d'utiliser ce style pour la référence bibliographique de votre document dans le dépôt.

Pour en savoir plus sur ce style, consultez le guide Citer selon les normes de l'APA développé par les Bibliothèques de l'UdeM.

Qu'en est-il de mes droits d'auteur?

En déposant votre document dans Papyrus, vous conservez vos droits d'auteur. Afin de permettre à l'Université de Montréal d'archiver et de diffuser votre document dans Papyrus, vous devez accepter les conditions stipulées dans la Licence de diffusion non exclusive et accorder la licence en sélectionnant « J'accorde la licence » avant de finaliser votre soumission.

LICENCE DE DIFFUSION NON EXCLUSIVE

En soumettant ce document ainsi que les métadonnées bibliographiques associées, j'accorde à l'Université de Montréal le droit non exclusif, perpétuel, libre de redevances, sans limitation territoriale, et limité à des fins non-commerciales découlant de la mission universitaire de les archiver, de les reproduire et publier sur n'importe quel support, connu ou inconnu, et de les diffuser au public par télécommunication, incluant par le biais d'un réseau électronique tel que l'Internet.

Je déclare que ce document relève de ma propre propriété intellectuelle et/ou que j'ai l'accord des détenteurs du droit d'auteur pour effectuer ce dépôt. Je comprends que l'Université de Montréal ne peut être tenue pour responsable si la distribution de ces fichiers et de ses métadonnées entraînait une quelconque violation du droit d'auteur. (Nous recommandons aux auteurs d'indiquer clairement leur copyright sur la page de titre de leurs travaux.)

En cliquant sur le bouton [J'accorde la licence], vous acceptez les termes de cette licence.

Pour plus d'informations sur le droit d'auteur en général, consultez le guide Droit d'auteur.

Comment savoir si ma soumission a été approuvée et archivée?

Une fois les étapes du processus de vérification et de validation complétées, vous recevrez un courriel qui vous informera de la diffusion du document. Un permalien est attribué au document que vous avez déposé vous permettant de l'utiliser pour faire référence à votre article dans le dépôt institutionnel numérique Papyrus.

Page mise à jour le 14 octobre 2017