Université de Montréal — Faculté des arts et des sciences — École de bibliothéconomie et des sciences de l'information

Charte de l'AEEEBSI

Article 0: Généralités et définitions
Article 1: Buts poursuivis par l'AEEEBSI
Article 2: L'Assemblée générale
Article 3: L'Exécutif
Article 4:Comités conjoints professeurs-administration-étudiants
Article 5: Comités étudiants
Article 6: Comités ou groupes externes
Article 7: Création de nouveaux comités
Article 8: Rapport d'activités des comités
Article 9: Cotisations
Article 10: Amendements à la charte

Article 0: Généralités et définitions

0.1 Le masculin est employé dans ce document pour désigner à la fois le masculin et le féminin. Cette formule fut retenue pour alléger le texte. 0.2 L'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'Université de Montréal est désignée par l'abréviation EBSI. 0.3 L'Association des étudiantes et des étudiants de l'EBSI est désignée par l'abréviation AEEEBSI ou simplement par l'Association.

Article 1: Buts poursuivis par l'AEEEBSI

1.1 Regrouper les étudiants et étudiantes de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (ici appelée EBSI) de l'Université de Montréal et maintenir entre eux un lien de collaboration et d'information.
1.2 Répondre aux besoins collectifs et individuels de ses membres.
1.3 Informer ses membres de tout ce qui peut les toucher directement ou indirectement.
1.4 Étudier, promouvoir, protéger et développer les intérêts matériels, culturels, académiques et sociaux de ses membres et faire à cet effet les représentations jugées nécessaires.
1.5 Acquérir par achat, location ou emprunt, posséder et exploiter les biens, meubles et immeubles nécessaires aux fins ci-dessus mentionnées, et fournir à ses membres les services de tout genre en relation avec les buts de l'Association.

Article 2: L'Assemblée générale

2.1 L'Assemblée générale (ici appelée A.G.) comprend tous les étudiantes et étudiants de l'EBSI, qu'ils soient au certificat en archivistique, au certificat en gestion de l'information numérique, en maîtrise ou au doctorat.
2.2 L'A.G. est souveraine en tout.
2.3 Une A.G. doit se tenir obligatoirement en tout début d'année, durant les trente (30) premiers jours de la session, afin de combler les différents postes prévus dans l'organigramme de l'AEEEBSI. Une autre A.G. doit se tenir dans les quinze (15) premiers jours de la session d'hiver afin d'élire un nouvel exécutif.
2.4 Une A.G. pourra être demandée par les membres de l'AEEEBSI, par écrit et signée par au moins dix (10) étudiants de l'EBSI, et devra être faite au président en poste.
2.5 Une A.G. doit être annoncée au moins sept (7) jours ouvrables à l'avance par une affiche indiquant la date, l'heure, l'endroit et le(s) sujet(s) de l'assemblée. Un exemplaire de cette affiche doit être apposé sur le babillard du secrétariat de l'EBSI et sur le babillard du certificat en archivistique. Tout autre exemplaire pourra également être apposé à des endroits stratégiques tels que le local de cours de l'EBSI (le B-4335), les laboratoires d'archivistique et de catalogage, le café étudiant, ainsi que par courrier électronique, etc., afin de toucher un maximum d'étudiants.
2.6 Des A.G. particulières touchant exclusivement une année ou un programme spécifique peuvent être demandées par ses étudiants. Les délais d'annonce dans ce cas peuvent varier, mais ils ne devront en aucun cas être inférieurs à deux (2) jours.
2.6.1 En cas de situation exceptionnelle jugée par le CE, qui touche tous les étudiants de l'A.E.E.E.B.S.I. et qui demande un temps de réaction rapide, par exemple une grève étudiante, le CE se réserve le droit de convoquer une A.G. extraordinaire deux journées ouvrables avant l'A.G.
2.7 Le quorum représente le nombre minimal de membres qui doivent être présents pour pouvoir tenir une A.G. ou pour que cette dernière soit valide. Ce quorum doit être maintenu durant toute l'A.G.. Le nombre d'étudiants requis pour constituer ce quorum est 10% de tous les étudiants de l'EBSI, inscrits à temps plein et à temps partiel. Tout membre de l'A.G. peut, à n'importe quel moment de l'Assemblée, demander le recomptage du nombre de membres présents. Si ce nombre s'établit sous le seuil minimal du quorum, l'assemblée est automatiquement dissoute.
2.8 Un président et un secrétaire d'assemblée doivent être élus en début de séance, le premier afin d'agir en tant que modérateur et de coordonnateur d'assemblée, le second afin de dresser le procès verbal de l'A.G. Tout membre présent à l'A.G. peut se présenter ou être présenté pour ces postes, en autant que sa candidature soit appuyée par au moins un membre de l'Assemblée. De plus, tout membre présent à l'A.G. peut présenter à l'un des deux (2) postes ci-haut mentionnés, en expliquant ses raisons, une personne non-membre. Cette personne devra remplir les même conditions que pour les mises en candidature régulières. Si un vote est nécessaire, il sera fait à mains levées, à moins d'avis contraire.
2.9 Le vote à l'A.G. se fait à mains levées, à moins que l'un des membres ne fasse la proposition en règle pour qu'il en soit autrement et que celle-ci soit acceptée.
2.10 Tout membre de l'A.G. peut amener un nouveau point lors de la discussion de l'ordre du jour, et l'A.G. décide alors si le point sera effectivement ajouté à l'ordre du jour en vigueur. L'Assemblée pourra proposer au demandeur de soumettre ce point à l'ordre du jour d'une assemblée subséquente. Toute proposition demandant un vote devra être inscrite à l'ordre du jour, être clairement établie en bonne et due forme, être secondée et être débattue pendant un délai suffisamment long pour que chacun ait le temps de la juger et de l'amender si nécessaire.
2.11 Lorsqu'une proposition est amendée, elle devient une proposition distincte et les deux (2) propositions, la proposition initiale et la proposition amendée, devront être votées. Toute proposition ou amendement devra être secondé par un membre pour que l'A.G. en tienne compte.
2.12 Les élections à des postes quelconques sont soumises aux même restrictions et conditions que les propositions et amendements.
2.13 Le code de procédure de référence de l'assemblée est le code Morin et sera fourni sur demande à n'importe quel membre.

Article 3: L'Exécutif

3.1. L'exécutif est redevable en tout et pour tout à l'A.G.
3.2 L'exécutif comprend cinq (5) membres: le président de l'Association, le vice-président de l'Association, un secrétaire-conseil, un trésorier ainsi qu'un webmestre, tous élus en A.G. en début de session d'hiver, tel que stipulé au point 2.3 de la présente charte.
3.3 L'exécutif a pour tâche de:
coordonner les activités des différents comités;
aider les comités dans leurs tâches dans la mesure du possible;
convoquer les A.G., si nécessaire;
organiser les A.G. en proposant un ordre du jour;
représenter l'A.G. sur son mandat;
assurer un suivi dans l'organisationétudiante;
informer la population étudiantede ses activités.
3.4 Le président est délégué d'office à l'assemblée départementale. Il doit veiller à ce que les membres de l'exécutif se réunissent régulièrement. D'autre part, étant le représentant ultime de l'association, il doit s'assurer de la bonne marche de celle-ci, de la coordination des diverses composantes et au maintien des communications à tous les niveaux. Il veillera aux relations extérieures de l'association, à sa visibilité et son image. Il sera remplacé par le vice-président lors d'impossibilités ou d'incapacités jusqu'à son retour. S'il devient impossible pour le président de remplir ses fonctions, le vice-président doit entreprendre dans les plus brefs délais les démarches afin de pallier au problème, notamment par l'appel d'une A.G. élective.
3.5 Le vice-président assiste et conseille le président dans ses fonctions. Il peut être mandaté par le président pour siéger à l'assemblée départementale. Le vice-président est le bras droit du président et prendra sa relève advenant une incapacité de ce dernier. S'il devient impossible pour le vice-président de remplir ses fonctions, le président doit entreprendre dans les plus brefs délais les démarches afin de palier au problème, notamment par l'appel d'une A.G. élective.
3.6 Le secrétaire-conseil est chargé de rédiger les rapports, les procès-verbaux des A.G. (si mandaté) et des réunions de l'exécutif, etc. Il doit veiller au classement de la documentation dans les classeurs de l'Association. De même, à la fin de chaque mandat, le secrétaire-conseil doit s'assurer que les documents devenus semi-actifs soient acheminés au Service des archives de l'Université de Montréal (SAUM) et veiller à l'élimination des documents en conformité avec le calendrier de conservation de l'AEEEBSI. Le secrétaire-conseil doit également assister le président pour le bon déroulement d'événements spéciaux et le conseiller lors de l'élaboration de projets.
3.7 Le trésorier s'occupe de la gestion du budget de l'Association. Il doit rendre compte des états financiers de l'association au moins une fois par année en A.G, mais devrait idéalement être en mesure de le faire à chacune des réunions de l'exécutif.
3.8 Le webmestre a pour mandat de gérer et développer le site Internet de l'Association.
3.9 Au cours de la première assemblée générale de l'automne, l'exécutif doit soumettre aux étudiants l'idée de produire un bottin téléphonique. Si la suggestion est reçue positivement et que des volontaires se proposent pour sa réalisation, un comité temporaire sera créé. Celui-ci devra veiller à recueillir l'information nécessaire à la création du bottin et se charger de la saisie des données. Il doit ensuite faire imprimer, puis distribuer le bottin à chaque étudiant. Les frais d'imprimerie seront payés par une partie des cotisations versées à l'association en début d'année par chaque étudiant. Si la création du bottin ne soulève pas d'intérêt chez les étudiants, il n'y aura pas de publication pour l'année en cours.
3.10 Tel que stipulé à l'article 2 de la présente charte, une demande d'A.G. écrite d'au moins dix (10) étudiants pourra être adressée au président de l'AEEEBSI. L'exécutif devra alors mettre en oeuvre les procédures nécessaires à sa tenue.
3.11 En cas de crise, si une décision doit être prise à brève échéance, un membre de l'exécutif peut prendre ladite décision, après avoir tout tenté pour rejoindre les autres membres de l'exécutif. Il sera alors redevable de sa décision à l'A.G. et devra faire valoir les raisons motivant cette décision subite.
3.12 L'exécutif doit se réunir au moins une fois par session. Cette réunion est convoquée par le président.
3.13 Toute réunion de l'exécutif ne sera valable que si le quorum est observé. Ce dernier est de deux (2) membres de l'exécutif.
3.14 Les délégués des comités redevables à l'A.G. ne sont pas membres de l'exécutif.

Article 4: Comités conjoints professeurs-administration-étudiants

Article 4.1 Délégués au comité de la bibliothèque (COBI)

4.1.1 Les délégués étudiants au COBI sont élus au début de chaque année académique.
4.1.2 Ce comité comprend deux (2) étudiants.
4.1.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO.
4.1.4 Le COBI est un comité conjoint avec les délégués de la bibliothèque de l'EBSI et la direction. Il s'agit d'un comité de concertation ayant pour but de traiter des questions ou problèmes liés à la bibliothèque.

Article 4.2 Délégués à l'Assemblée départementale (ADEP)

4.2.1 Les délégués étudiants à l'ADEP sont élus en A.G. au début de chaque année académique. 4.2.2 Ce comité comprend minimalement trois (3) étudiants (au plus un tiers du nombre de professeurs siégeant), dont deux (2) inscrits à la maîtrise et un (1) au doctorat. Le président de l'Association siège également sur l'ADEP (voir 3.4). 4.2.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO. 4.2.4 Ce comité est un comité paritaire étudiants-professeurs. Il s'agit d'un lieu de concertation avec l'EBSI pour discuter et régler les questions ou problèmes ayant trait à la vie de l'École. L'ADEP s'occupe également de toute la question de l'évaluation des professeurs. Les étudiants sont appelés à siéger à toutes les questions sauf celles relatives à la carrière des professeurs et des chercheurs.

Article 4.3 Délégués au comité des études (COET)

4.3.1 Les délégués étudiants de première année de maîtrise sont élus en A.G. au début de chaque année académique. 4.3.2 Ce comité comprend deux étudiants de première année de maîtrise ainsi que deux étudiants de deuxième année de maîtrise. Leur mandat est de deux ans. 4.3.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO. 4.3.4 Le comité des études est un comité paritaire étudiants-professeurs dirigé par le directeur de l'EBSI. Son mandat est d'évaluer les programmes des certificats, de la maîtrise et du doctorat, et d'y apporter les correctifs nécessaires.

Article 4.4 Délégués au comité du certificat en archivistique (COCEA)

4.4.1 Les délégués étudiants au COCEA sont élus en A.G. au début de chaque année académique. Ils doivent être inscrits au certificat en archivistique. 4.4.2 Ce comité comprend deux (2) étudiants. 4.4.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO. 4.4.4 Le comité de gestion du certificat est un comité paritaire étudiants-professeurs. Son mandat est d'évaluer le programme du certificat en archivistique et d'y apporter les modifications qu'il jugera nécessaires.

Article 4.5 Délégués au comité du certificat en gestion de l'information numérique (COCEGIN)

4.5.1 Les délégués étudiants au COCEGIN sont élus en A.G. au début de chaque année académique. Ils doivent être inscrits au certificat en gestion de l'information numérique. 4.5.2 Ce comité comprend deux (2) étudiants. 4.5.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO. 4.5.4 Le comité de gestion du certificat est un comité paritaire étudiants-professeurs. Son mandat est d'évaluer le programme du certificat en gestion de l'information numérique et d'y apporter les modifications qu'il jugera nécessaires.

Article 4.6 Délégués au comité d'informatique documentaire (COMID)

4.6.1 Les délégués étudiants au COMID sont élus en A.G. au début de chaque année académique. 4.6.2 Ce comité comprend deux (2) étudiants, dont un inscrit à la maîtrise et l'autre, au doctorat. 4.6.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO. 4.6.4 Le comité est formé de trois professeurs, du directeur de l'école, du responsable du laboratoire d'informatique et de deux étudiants. Il a pour objectif de discuter du développement de l'informatique à l'EBSI. Que ce soit dans le cadre des cours ou pour le laboratoire, tous les sujets technologiques sont discutés aux séances de ce comité. Des recommandations sont ensuite faites aux instances concernées.

Article 4.7 Délégués au comité conférences-midi (COCM)

4.7.1 Les délégués étudiants au CODI sont nommés en A.G. au début de chaque année académique. 4.7.2 Ce comité comprend un nombre illimité d'étudiants. 4.7.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO. 4.7.4 Ce comité est principalement responsable de l'annonce des dîners-conférences et doit assister à chacun des événements pour en faire un résumé qui paraîtra dans l'édition à venir du bulletin étudiant La Référence. 4.7.5 Les membres du comité peuvent être appelés à faire la promotion interne et externe de l'EBSI lorsque la demande est faite par la direction de l'École.

Article 4.8 Délégués au comité des relations publiques (COREP)

4.8.1 Les délégués étudiants au COREP sont élus en A.G. au début de chaque année académique. 4.8.2 Ce comité comprend deux (2) étudiants. 4.8.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO. 4.8.4 Ce comité a pour mandat de faire la promotion de l'EBSI et d'en accroître la visibilité; de plus, il est chargé de faire connaître les programmes offerts par l'Ecole.

Article 4.9 Comité des études doctorales (COMED)

4.9.1 Le délégué étudiant au COMED est élu en A.G. au début de chaque année académique. Il doit être inscrit au doctorat en sciences de l'information. 4.9.2 Ce comité comprend un (1) étudiant. 4.9.3 Le délégué sera élu en A.G. comme représentant et devra siéger au COCO. 4.9.4 Le comité des études doctorales est un comité conjoint étudiants-professeurs. Son mandat est de donner son avis sur l'élaboration et les modifications du programme de doctorat en sciences de l'information, d'approuver la formation des comités de recherche et l'enregistrement des sujets de recherche, de voir à la composition des jurys de l'examen général de synthèse, ainsi que de participer à la gestion et à l'animation du programme.

Article 5: Comités étudiants

Article 5.1 Comité de coordination de l'AEEEBSI (COCO)

5.1.1 Le COCO est redevable en tout et pour tout à l'A.G. 5.1.2 Le comité de coordination de l'AEEEBSI (COCO) est formé de l'ensemble des responsables de chacun des comités (un responsable ou une personne déléguée par comité minimalement) ainsi que de l'exécutif (le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier). Il est convoqué par le président ou le C.E. Son utilité est de faire le point sur les différents comités et discuter de questions touchant de près ou de loin la vie étudiante.

Article 5.2 Comité des activités socio-culturelles (CASC)

5.2.1 Le CASC est redevable en tout et pour tout à l'A.G 5.2.2 Ce comité comprend un nombre illimité d'étudiants. 5.2.3 Tout membre de l'A.G. peut être membre permanent ou temporaire du CASC. L'un d'eux représentera son comité au COCO. 5.2.4 Le CASC planifie et organise des activités à caractère social (activités culturelles, sportives, amicales, etc.) pour les étudiants de l'EBSI. Si une activité exige des déboursés à partir du fonds étudiant, le CASC doit obtenir une autorisation du trésorier ou de l'exécutif quant à ces déboursés. 5.2.5 Le CASC peut former des sous-comités pour des tâches précises en regard d'activités qu'il a planifiées. 5.2.6 Tout membre de l'A.G. peut, s'il le désire, suggérer une activité au CASC.

Article 5.3 Comité du bulletin étudiant « La Référence »

5.3.1 La Référence est redevable en tout et pour tout à l'A.G.
5.3.2 Ce comité comprend un nombre illimité d'étudiants.
5.3.3 Les membre de La Référence sont nommés en A.G. au début de chaque année académique. L'un d'eux représentera son comité au COCO.
5.3.4 Le comité de La Référence veille à la collecte de l'information nécessaire à la parution imprimée et à la diffusion du bulletin. La Référence sert à donner les nouvelles de l'EBSI concernant la vie étudiante, les professeurs, l'administration ainsi que les nouvelles de la profession à l'occasion. Il donne également la parole à tous les étudiants de l'A.G. pour émettre des opinions, critiques, réflexions, etc., sur un aspect de la vie étudiante. Il fournit, en plus, des informations sur les divers comités. Idéalement, La Référence devrait paraître au mois deux fois par session afin de rester un tant soit peu dans l'actualité. Le budget servant à le financer provient d'une partie des cotisations versées à l'association en début d'année par chaque étudiant.
5.3.5 Le comité de La Référence est responsable pour tout les détails reliés à la création du bulletin tels que la date de tombée, la mise en page, le graphisme, les articles publiés, etc. S'il y a litige, ce sont les membres du comité du bulletin nommés en A.G. qui trancheront en dernier recours.

Article 5.4 Comité du périodique électronique « CURSUS »

5.4.1 Le comité de « CURSUS » est redevable en tout et pour tout à l'A.G.
5.4.2 Ce comité comprend un nombre illimité d'étudiants.
5.4.3 Tout membre de l'A.G. peut être membre du comité. Le représentant et le comité de rédaction sont élus en réunion de comité. L'un d'eux représentera son comité au COCO.
5.4.4 Ce comité est responsable de la parution de < CURSUS > (le périodique électronique étudiant de l'EBSI). Celui-ci diffusera des travaux produits dans le cadre des cours de l'École. Une équipe de rédaction et un comité de lecture, voient à la correction et la révision des textes, puis à la mise en forme des textes pour leurs diffusion sur le site WWW de l'EBSI.
5.4.5 Le comité de CURSUS est responsable pour tous les détails reliés à la création de la publication tels que la date de tombée, la mise en page, le graphisme, les articles publiés, etc. S'il y a litige, ce sont les membres du comité de rédaction qui trancheront en dernier recours.

Article 5.5: Comité du café étudiant (COCA)

5.5.1 Le COCA est redevable en tout et pour tout à l'A.G.
5.5.2 Ce comité comprend un nombre illimité d'étudiants.
5.5.3 Les membres du COCA sont nommés en A.G. au début de chaque année académique. L'un d'eux représentera son comité au COCO.
5.5.4 Ce comité est responsable du café étudiant, de son accessibilité et de s'assurer qu'il reste en tout temps un endroit agréable et propre.
5.5.5 L'argent récolté doit être remis en sa totalité au trésorier de l'AEEEBSI.

Article 5.6 Comité d'accueil et d'intégration des étudiants de l'EBSI (CODAC)

5.6.1 Le CODAC est redevable en tout et pour tout à l'A.G.
5.6.2 Ce comité comprend un nombre illimité d'étudiants.
5.6.3 Les membres du CODAC sont nommés en A.G. au début de chaque année académique. L'un d'eux représentera son comité au COCO.
5.6.4 Ce comité a pour mandat l'accueil et l'intégration des étudiants inscrits en première année à l'EBSI (certificat en archivistique, certificat en gestion de l'information numérique, maîtrise et doctorat) à la vie montréalaise et canadienne. Il se veut un agent facilitateur de la vie quotidienne et scolaire des étudiants, par le biais de personnes ressource.

Article 5.7: Comité des finissants (COFI)

5.7.1 Les membres du comité des finissants sont élus en A.G. au début de chaque année académique.
5.7.2 Ces membres sont redevables en tout et pour tout à l'A.G.
5.7.3 Ce comité comprend un nombre illimité d'étudiants.
5.7.4 L'un d'eux représentera son comité au COCO.
5.7.5 Ce comité a pour mandat d'organiser un événement (bal, soirée thématique, activité de groupe, etc.) afin de célébrer l'obtention du diplôme des étudiants qui ont terminé leur cheminement à l'EBSI pendant l'année en cours dans l'un des trois cycles d'études. Le comité du bal reçoit un budget qui lui est octroyé par l'exécutif au début de l'année universitaire.

Article 6: Comités ou groupes externes

Article 6.1 Délégués à la FAECUM

6.1.1 Les délégués externes à la FAECUM sont élus en A.G. au début de chaque année académique.
6.1.2 Ces délégués sont redevables en tout et pour tout à l'A.G.
6.1.2 Le nombre des délégués est de deux (2) à quatre (4) étudiants.
6.1.3 L'un d'eux représentera son comité au COCO.
6.1.4 La mission des délégués à la FAECUM est de défendre les droits et besoins des étudiants des divers programmes de l'EBSI (certificat en archivistique, certificat en gestion de l'information numérique, maîtrise et doctorat). Leur présence est requise aux réunions du Conseil central (CC), du Conseil des études supérieures (CES), du Fonds d'investissements des cycles supérieurs de l'Université de Montréal (FISCUM) [si participation à l'exécutif], et au Congrès annuel de la FAECUM.

Article 7: Création de nouveaux comités

7.1 Tout autre comité pourra être formé de façon provisoire ou permanente si le besoin s'en fait sentir. Dans tous les cas, il sera redevable en tout et pour tout à l'A.G. et ses membres seront élus en A.G. Si le comité est permanent, l'un de ses membres devra être nommé ou élu comme représentant et siégera au COCO.

Article 8: Rapport d'activités des comités

8.1 Tous les comités doivent s'assurer d'informer l'exécutif des points importants qui sont débattus à l'intérieur de chacun d'eux; les délégués feront la même chose. L'exécutif verra alors à son tour à informer ou faire informer tous les étudiants, soit par l'intermédiaire de La Référence, soit par tout autre moyen jugé adéquat. Tous les comités doivent aussi faire un rapport écrit de leurs activités à l'A.G. ou au COCO.

Article 9: Cotisations

9.1 Afin de posséder un fonds budgétaire servant à défrayer les coûts des différentes activités de l'association, chaque membre paye à chaque session, en même temps que ses frais de scolarité, une cotisation de $5.00.
9.2 Cependant, les étudiants qui abandonnent le programme auquel ils sont inscrits avant la date officielle d'abandon prévue par les règlements de l'Université de Montréal pourront se voir rembourser leur cotisation.

Article 10: Amendements à la charte

10.1 Tout ajout, retrait ou modification apportée à la présente charte devra obligatoirement être entériné en A.G. L'acceptation des deux tiers du vote est requise pour tout changement.
10.2 Les modifications acceptées entrent en vigueur dès la fin de l'A.G. où elles ont été votées.

Adoptée en assemblée générale, janvier 2003

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